MENULIS PESAN-PESAN BISNIS

BAB 5

MENULIS PESAN-PESAN BISNIS

 

TUJUAN BELAJAR 1

MENJELASKAN PENTINGNYA MENGADAPTASIKAN PESAN-PESAN ANDA PADA KEBUTUHAN DAN HARAPAN PENERIMA PESAN ANDA.

 

Beradaptasi Dengan Penerima Pesan Anda

Dengan mengadaptasikan komunikasi anda pada kebutuhan dan harapan penerima, anda akan memberikan jawaban yang lebih memuaskan dan memperbaiki peluang pesan anda untuk berhasil. Hubungan yang baik dengan penerima pesan anda sangat penting untuk menjalin komunikasi yang efektif. Sama seperti setiap hubungan, komunikasi yang berhasil mempertemukan kebutuhan kedua belah pihak yaitu anda dan penerima pesan anda. Untuk mengadaptasikan pesan anda pada penerima, cobalah untuk menjadi lebih sensitif terhadap kebutuhan penerima, bangunlah hubungan yang kuat dengan penerima, dan kendalikan gaya anda untuk mempertahankan sikap professional.

Menjadi Sensitif Terhadap Kebutuhan Penerima Pesan Anda

Anda dapat memperbaiki sensitivitas penerima pesan dengan cara mengadopsi sikap “Anda”, mempertahankan etika standar yang baik, menekankan sisi positif, dan menggunakan bahasa yang tidak bias.

Menggunakan sikap “Anda”

Mengadopsi sikap “Anda” yaitu, sikap berbicara dan menulis dengan istilah-istilah yang diinginkan, minat, harapan, dan preferensi penerima pesan anda. Anda dapat mengadopsi sikap “Anda” dengan mengganti istilah yang berkenaan dengan anda dan perusahaan anda dengan istilah yang berkenaan dengan penerima. Dengan kata lain, gunakan kata Anda dan milik Anda sebagai kata ganti saya, milik saya, kami/kita, dan milik kami/kita.

Ketika pesan-pesan bisnis menggunakan sikap “saya” atau “kami”, pesan tersebut mempunyai kesan mementingkan diri sendiri dan tidak berminat pada penerima. Namun, menggunakan sikap “Anda” dan “milik Anda” membutuhkan kecerdikan. Bila anda terlalu berlebihan dalam melakukannya, ada kemungkinan anda akan menciptakan kalimat-kalimat yang kaku, dan anda akan mengalami risiko terdengar terlalu antusias atau dibuat-buat. Sikap “Anda” tidak dimaksudkan untuk manipulatif atau tidak jujur. Ini merupakan perluasan dari pendekatan yang berpusat pada penerima. Sikap “Anda” tidak hanya masalah penggunaan sebuah kata ganti tertentu, bukan kata ganti yang lain; tetapi juga masalah memperlihatkan sikap empati yang tulus. Perlu diketahui bahwa pada beberapa kesemoatan akan lebih baik menghindari menggunakan kata Anda, terutama jika dengan menggunakannya akan terdengar terlalu otoriter atau terlalu menuduh. Ketika anda berlatih menggunakan sikap “Anda”, pastikan untuk mempertimbangkan sikap-sikap budaya lain dan kebijakan dalam organisasi Anda. Dalam beberapa budaya, sangat tidak sopan menyebutkan prestasi seseorang karena seluruh item ikut bertanggung jawab atas keberhasilan yang dicapai. Bila anda bekerja di perusahaan yang mengharapkan gaya formal dan impersonal, pastikan anda membatasi penggunaan kata ganti orang hanya untuk surat dan memo informal.

Mempertahankan Standar Etiket

Dengan bersikap lebih sopan kepada pihak penerima, anda telah menunjukkan perhatian pada mereka dan membantu perkembangan lingkungan komunikasi yang lebih sukses. Tunjukkan kemampuan anda berdiplomasi dengan mengendalikan emosi anda dan berkomunikasi dengan tenang dan sopan. Komunikasi tertulis biasanya mengharuskan lebih bersikap bijaksana daripada komunikasi lisan. Sopan santun lain yang sederhana tetapi efektif adalah melakukan korespondensi tepat waktu.

Menekankan Sisi Positif

Bila anda menghadapi situasi yang secara potensial negative, carilah cara untuk mengurangi pukulan atau menekankan aspek positif dari situasi tersebut. Jangan pernah menyembunyikan atau menghindar dari berita negatif, tetapi selalu mencari poin positifnya yang akan menyuburkan hubungan yang baik dengan penerima pesan anda. Jika anda merasa perlu untuk mengkritik atau membetulkan, jangan memikirkan kesalahan orang lain tetapi fokuskan pada apa yang dapat dilakukan oleh orang tersebut untuk menjadi lebih baik. Secara umum, cobalah untuk menyatakan pesan anda tanpa menggunakan kata-kata yang mungkin menyakitkan hati atau mengganggu penerima pesan anda. Untuk kata-kata yang mempunyai konotasi tidak menyenangkan, gantilah dengan eufemisme. Bahasa yang lembut tidak akan mengubah fakta, tetapi bahasa tersebut akan membuat fakta tersebut lebih dapat diterima. Sebaliknya jangan menggunakan eufemisme kepada orang yang ekstrem. Bila anda terlalu lembut, orang tidak akan tahu apa yang sedang anda bicarakan orang-orang akan memberikan respons yang lebih baik pada pesan jujur yang disampaikan dengan integritas daripada pada pesan yang dibubuhi pemanis yang penuh dengan omong kosong.

Menggunakan Bahasa yang Bebas Bias

Bahasa yang bebas bias menghindari penggunaan kata-kata dan frasa-frasa yang menggolongkan dan menodai orang lain secara tidak adil dan bahkan secara tidak etis dengan cara dihubungkan dengan gender, ras, etnik, umur, atau cacat. Bias dapat terjadi dalam berbagai bentuk:

  • Bias gender. Hindari penggunaan bahasa yang membeda-bedakan jenis kelamin dengan menggunakan label yang sama untuk semua orang.
  • Bias rasial atau etnik. Hindari penggunaan bahasa yang mengatakan bahwa anggota-anggota kelompok rasa atau etnik mempunyai karakteristik stereotip. Solusi terbaik adalah dengan menghindari mengidentifikasi seseorang dari asal usul rasa atau etniknya.
  • Bias umur. Sebutkan umur seseorang hanya ketika hal tersebut relevan. Lebih lanut, hati-hatilah dengan konteks penggunaan kata yang mengacu pada umur.
  • Bias cacat. Pemberian label pasti menyakitkan bagi orang dengan kelemahan fisik, mental, panca indra, atau emosional. Hindari menyebutkan suatu keterbatasan kecuali jika hal tersebut berhubungan.

Membangun Hubungan yang Kuat Dengan Penerima Pesan Anda

Dua usaha kunci membantu anda untuk menyampaikan kebutuhan anda sendiri pada saat anda membangun hubungan positif dengan penerima: membangun kredibilitas anda dan memproyeksikan citra perusahaan anda.

Membangun Kredibilitas Anda

Respons para penerima pada setiap pesan yang anda kirimkan sangat bergantung pada persepsi mereka pada kredibilitas anda, suatu ukuran tentang kepercayaan anda yang didasarkan pada seberapa besar anda dapat diandalkan dan seberapa besar rasa percaya yang dapat anda timbulkan pada orang lain. Untuk membangun kredibilitas dengan penerima baru, untuk mempertahankan kredibilitas dengan penerima yang sudah ada, atau bahkan untuk memperbaiki kredibilitas setelah melakukan kesalahan, pertimbangkan untuk menekankan pada karakteristik berikut ini :

  • Kejujuran merupakan inti kredibilitas. Menunjukkan kejujuran dan intergritas akan mendapat penghormatan dari para kolega dan mendapat kepercayaan dari semua orang yang berkomunikasi dengan anda.
  • Para penerima ingin percaya bahwa anda memikirkan kepentingan mereka, bukan hanya memikirkan kepentingan anda sendiri.
  • Kesadaran akan kebutuhan penerima. Biarkan penerima tahu bahwa anda memahami apa yang penting bagi mereka.
  • Kepercayaan, ilmu pengetahuan, dan keahlian. Setiap penerima ingin memastikan bahwa pesan-pesan yang mereka terima datang dari orang yang tahu apa yang sedang mereka bicarakan.
  • Bila penerima tidak tahu apa pun tentang diri anda, anda dapat meminta bantuan seseorang yang mereka kenal dan mereka percaya.
  • Mendemonstrasikan keterampilan komunikasi yang mengesankan saja tidak cukup, orang perlu tahu bahwa mereka dapat mengandalkan anda untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.
  • Gaya komunikasi. Bila anda mendukung poin-poin pesan anda dengan bukti yang dapat dikonfirmasikan melalui pengamatan, penelitian, eksperimen, atau pengukuran, pihak penerima pesan akan mengakui bahwa anda mempunyai bukti-bukti tersebut dan mereka akan menghormati anda.

Kunci agar menjadi lebih dapat dipercaya adalah percaya pada diri anda sendiri. Ketika anda benar-benar telah membangun kredibilitas, komunikasi menjadi jauh lebih mudah karena anda tidak lagi menghabiskan banyak waktu dan energi untuk meyakinkan orang bahwa anda merupakan sumber informasi dan sumber ide-ide dapat dipercaya.

Memproyeksikan Citra Perusahaan

Ketika anda berkomunikasi dengan pihak luar, bahkan untuk hal-hal yang bersifat rutin, anda berfungsi sebagai juru bicara bagi organisasi anda. Impresi yang anda buat dapat mendorong atau merusak reputasi seluruh perusahaan. Dengan demikian, pandangan pribadi dan kepribadian anda harus ditempatkan pada posisi yang lebih rendah, paling tidak pada beberapa hal tertentu, daripada kepentingan dan gaya perusahaan anda.

TUJUAN BELAJAR 2

MENDISKUSIKAN EMPAT CARA UNTUK MENCAPAI NADA LUGAS DENGAN GAYA YANG JELAS DAN PADAT

Mengendalikan Gaya dan Nada

gaya adalah cara menggunakan kata-kata untuk mencapai nada tertentu, atau impresi keseluruhan. Anda dapat membuat variasi gaya anda – struktur kalimat dan perbendaharaan kata – untuk menciptakan nada yang penuh kekuatan atau objektif, personal atau formal, penuh warna atau kering. Pilihan yang tepat bergantung pada sifat alami pesan anda dan hubungan anda dengan pembaca.

Menggunakan Nada Percakapan

Anda dapat mencapai nada percakapan dalam pesan anda dengan mengikuti panduan berikut :

  • Hindari penggunaan bahasa yang kuno dan muluk-muluk
  • Hindari menceramahi dan membual
  • Hati-hatilah dengan keakraban
  • Berhati-hatilah dengan humor

Gunakan Bahasa Inggris yang Lugas

Bahasa inggris yang lugas adalah suatu cara untuk menyampaikan informasi dalam gaya sederhana dan tidak berkias sehingga penerima dapat dengan mudah memahami maksud yang anda sampaikan, tanpa perlu berusaha keras untuk memahami bahasa yang special, teknikal atau bahasa yang berbelit-belit. Bahasa inggris yang lugas juga membantu anda menyederhanakan pesan-pesan yang harus anda persiapkan untuk para penerima yang berbicara bahasa inggris sebagai bahasa kedua atau bahkan bahasa ketiga. Bahasa inggris yang lugas tetap mempunyai beberapa keterbatasan. Bahasa inggris kadang-kadang tidak mempunyai presisi atau seluk-beluk bahasa yang dibutuhkan untuk penelitian ilmiah, dokumen teknik, perasaan yang kuat, dan wawasan pribadi. Selain itu, bahasa ini tidak mencakup semua budaya dan dialek secara setara.

Memilih Kalimat Aktif atau Pasif

Anda menggunakan kalimat aktif ketika subjek melaksanakan suatu tindakan, dan objek menerima tindakan. Anda menggunakan kalimat pasif, ketika subjek menerima tindakan. Gunakan kalimat aktif untuk menghasilkan kalimat-kalimat yang lebih pendek dan lebih kuat, dan membuat tulisan anda lebih bersemangat, padat, dan biasanya lebih mudah dipahami. Kalimat pasif, secara tata bahasa tidak salah, tetapi kalimat pasif sering kali tidak praktis, tidak jelas, dan dapat membuat kalimat menjadi lebih panjang. Namun, menggunakan kalimat pasif dapat membantu anda mendemonstrasikan sikap “Anda” dalam beberapa situasi:

  • Ketika anda ingin bersikap diplomatis dalam menunjukkan suatu masalah
  • Ketika anda ingin menunjukkan apa yang telah dilakukan tanpa perlu menunjuk atau menghubungkan siapa yang berjasa atau siapa yang bersalah
  • Ketika anda ingin menghindari kata ganti orang dalam rangka menciptkan nada yang objektif

Menyusun Pesan Anda

Ketika anda sedang menyusun konsep pertama, coba biarkan kreativitas anda mengalir. Jangan mencoba membuat konsep dan mengedit pada waktu bersamaan atau khawatir tentang membuat semuanya sempurna. Susunlah kata-kata apabila anda tidak dapat memikirkan kata yang tepat, buatlah gambar, bicaralah dengan suara keras – apa saja yang dibutuhkan untuk dapat mengeluarkan ide dari kepala anda dan menuliskannya di layar computer atau selembar kertas. Bila anda mengalami kemacetan ide dan tidak mampu menulis, coba atasi hambatan menulis tersebut dengan cara yang keatif, lompatlah ke bagian lain dari dokumen tersebut, kerjakan elemen yang bukan tulisan seperti grafik atau sampul depan, tinjauulang tujuan anda menulis dan konfirmasikan maksud anda dalam menulis pesan, atau berikan pada diri anda sendiri waktu istirahat dengan beralih pada proyek lain. Pesan-pesan yang paling berhasil mempunyai tiga elemen penting: kata-kata yang kuat, kalimat-kalimat yang efektif, dan paragraf yang koheren.

TUJUAN BELAJAR 3

MENGURAIKAN SECARA SINGKAT CARA MEMILIH KATA-KATA YANG TIDAK HANYA BENAR TETAPI JUGA EFEKTIF

Memilih Kata-Kata yang Kuat

Pesan-pesan yang efektif bergantung pada kata-kata yang dipilih dengan hati-hati, apakah anda menyeleksi kata-kata tersebut ketika membuat konsep pertama atau mengeditnya kemudian. Bila anda ragu tentang kata yang tepat, cari jawabannya, dan gunakan bentuk ungkapan yang pantas. Efektivitas kata-kata biasanya lebih sulit dicapai daripada pemilihan kata-kata yang tepat, terutama dalam komunikasi tertulis.

Menggunakan Kata-Kata Fungsional dan Kata-Kata Isi dengan Benar

Kata-kata fungsional mengekspresikan hubungan dan hanya mempunyai satu arti yang tidak berubah dalam setiap konteks penggunaannya. Kata-kata isi adalah kata-kata yang bersifat multidimensi, oleh karena itu menjadi pokok bahasan bagi berbagai interpretasi. Denotasi dan konotasi kata-kata isi mempunyai arti denotative dan konotati. Arti denotaif adalah arti literal atau arti secara harfiah menurut kamus. Arti konotasi termasuk semua hubungan dan perasaan yang ditimbulkan oleh kata tersebut. Abstraksi dan konkretisasi, suatu kata abstrak mengekspresikan konsep, kualitas, atau karakteristik. Sebaliknya, kata konkret berarti sesuatu yang dapat anda sentuh atau anda lihat. Dalam komunikasi bisnis, gunakan istilah yang konkret dan spesifik kapan pun memungkinkan; gunakan abstraksi hanya ketika diperlukan.

Menemukan Kata-Kata yang Dapat Dikomunikasikan

Ketika anda menyusun pesan bisnis, berpikirlah dengan cermat untuk menemukan kata-kata yang paling kuat untuk setiap situasi.

  • Pilihlah kata-kata yang kuat
  • Pilihlah kata-kata yang dikenal
  • Hindari kata-kata klise
  • Gunakan jargon dengan hati-hati

Menciptakan Kalimat-Kalimat Efektif

Mulailah dengan memilih jenis kalimat yang optimum, kemudia susunlah kata-kata untuk member tekanan pada poin yang paling penting dalam setiap kalimat.

Memilih dari Empat Jenis Kalimat

Kalimat dapat dibagi dalam empat bentuk dasar: sederhana, majemuk, kompleks, dan majemuk-kompleks. Kalimat sederhana mempunyai satu induk kalimat walaupun kalimat tersebut dapat ditambah dengan kata benda dan kata ganti yang berfungsi sebagai objel dari suati tindakan dan dengan memodifikasi frasa.

Kalimat majemuk mempunyai dua induk kalimat yang mengekspresikan dua atau lebih pikiran yang setara pentingnya yang bersifat independen tetapi saling berhubungan, biasanya digabungkan dengan memakai kata dan, tetapi, atau. Kalimat kompleks mengekspresikan satu pikiran utama dan satu atau lebih pikiran subordinat yang berhubungan dengan pikiran utama, biasanya dipisahkan oleh koma. Kalimat majemuk kompleks mempunyai dua induk kalimat, paling tidak satu diantaranya mengandung anak kalimat subordinat. Untuk membuat tulisan anda selektif mungkin, berusahalah untuk menggunakan semua tipe kalimat secara bervariasi dan seimbang.

TUJUAN BELAJAR 4

MENJELASKAN BAGAIMANA GAYA KALIMAT MEMENGARUHI TEKANAN DALAM PESAN ANDA

Menggunakan Gaya Kalimat untuk Memberi Tekanan pada Pikiran Utama

Berilah tekanan pada bagian dari sebuah kalimat dengan memberikan lebih banyak kata pada bagian tersebut, meletakkan bagian kalimat tersebut pada awal atau pada akhir kalimat, membuat bagian kalimat tersebut menjadi subjek kalimat. Dalam kalimat kompleks, penempatan anak kalimat dependen bergantung pada hubungan antara ide-ide yang diekspresikan.

TUJUAN BELAJAR 5

MEMBUAT DAFTAR LIMA CARA UNTUK MENGEMBANGKAN PARAGRAF-PARAGRAF YANG KOHEREN

Menciptakan Paragraf-Paragraf yang Koheren

Paragraf mengatur kalimat-kalimat yang menghubungkan topic umum yang sama. Sama seperti kalimat, anda dapat mengontrol elemen-elemena dalam setiap paragraph. Dengan melakukan hal tersebut berarti membantu para pembaca anda untuk memahami ide pokok dokumen anda dan memahami bagaimana materi tambahan yang spesifik mendukung ide utama anda.

Elemen-Elemen dalam Paragraf

Paragraf pada umumnya terdiri dari tiga elemen dasar; kalimat utama, kalimat pendukung yang mengembangkan kalimat utama, dan kata-kata, serta frasa-frasa transisional.

Kalimat utama adalah kalimat yang memperkenalkan topik. Dalam menulis urusan bisnis, kalimat utama biasanya dinyatakan secara eksplisit dan sering kali menjadi kalimat pertama dalam suatu paragraph. Kalimat utama memberikan pada pembaca rangkuman ide umum yang akan dibahas pada sisa paragraf tersebut.

Kalimat-kalimat pendukung. Semua kaliamt pendukung lebih spesifik dibandingkan dengan kalimat utama. Setiap kalimat pendukung memberikan bukti lain untuk menunjukkan kebenaran umum dari ide pokok. Sebuah paragraph dikembangkan dengan baik ketika (1) paragraf tersebut mengandung cukup informasi untuk membuat kalimat utama meyakinkan dan menarik dan (2) paragraph tersebut tidak mengandung kalimat tambahan yang tidak berhubungan dengan kalimat utama.

Elemen-elemen transisional. Transisi adalah kata-kata atau frasa-frasa yang mengikat ide-ide menjadi satu dengan menunjukkan bagaimana satu pikiran dihubungkan dengan pikiran lainnya. Transisi bukan hanya membantu para pembaca memahami hubungan yang anda buat, tetapi juga memperhalus alur tulisan anda. Anda dapat membuat transisi dalam berbagai cara :

  • Menggunakan kata sambung
  • Mengulang kata atau frasa dari paragraf atau kalimat sebelumnya
  • Menggunakan kata ganti yang mengacu pada kata benda yang digunakan sebelumnya
  • Menggunakan kata yang sering berpasangan

Beberapa elemen tradisional berfungsi sebagai pengubah suasana hati; artinya, elemen transisional tersebut mempersiapkan pembaca agar mengubah suasana hati dari paragraf sebelumnya. Walaupun bermanfaat, kata-kata dan frasa-frasa transisional tidak bisa berdiri sendiri untuk mengatasi pengorganisasian tulisan yang buruk. Anda dapat menggunakan transisi dalam paragraph untuk mengikat poin-poin yang saling berhubungan dan mengikat antarparagraf untuk memudahkan pergeseran dari satu pikiran yang berbeda ke pikiran yang lainnya. Dalam laporan yang lebih panjang, transisi yang menghubungkan bagian-bagian utama atau bab-bab sering kali merupakan paragraph lengkap yang berfungsi sebagai pendahuluan-mini kebagian berikutnya atau sebagai rangkuman ide-ide yang telah disajikan pada bagian yang baru saja berakhir.

Lima Cara untuk Mengembangkan Paragraf

Lima teknik mengembangkan sebuah paragraf yang biasa digunakan adalah ilustrasi, perbandingan atau kontras, sebab dan akibat, klarifikasi, dan problem dan solusi (table 5.6). pikirkan baik-baik berbagai metode sebelum membuat keputusan. Dengan menghindari kebiasaan pengulangan pola paragraf lama yang sama dari waktu ke waktu, anda dapat membuat tulisan yang segar dan menarik.

Menggunakan Teknologi untuk Menyusun dan Membentuk Pesan Anda

Sebagaimana setiap tahap dalam komunikasi bisnis, penggunaan teknologi secara hati-hati dapat membantu anda menyusun dan membentuk pesan-pesan yang lebih baik dalam waktu yang lebih singkat. Anda mungkin dapat menggunakan berbagai alat elektronik untuk menyusun pesan-pesan; peranti lunak untuk menciptakan isi web regular yang terdiri dari kumpulan sebagian besar situs web, web logs atau blogs untuk memperbaharui isi web secara teratur, pesan instan (IM) untuk perubahan singkat dan mendukung rapat-rapat online, dan e-mail serta word processing untuk pesan-pesan yang lebih panjang.

Menyusun Pesan-Pesan E-mail yang Efektif

Perhatian terhadap pesan-pesan yang detail sama pentingnya dengan tipe pesan-pesan bisnis lain yang mana pun. Ingatlah untuk selalu mempertimbangkan beberapa poin-poin tambahan ketika menulis pesan-pesan bisnis.

Mengikuti Petunjuk Perusahaan – dan Akal Sehat

Semua organisasi menginginkan agar para karyawan dapat menggunakan e-mail dalam perilaku bisnis yang bertanggung jawab. Petunjuk penggunaan e-mail biasanya meliputi:

  • Membatasi penggunaan e-mail hanya untuk isi yang tepat
  • Menghindari mengirim pesan-pesan pribadi di tempat kerja
  • Menghargai rantai komando perusahaan
  • Memberika perhatian pada ‘e-mail hygiene’

Jagalah emosi anda tetap terkendali ketika menyusun dan merespons e-mail.

Mengatur Pesan-Pesan E-mail Anda

Bila anda merespon sebuah pertanyaan atau permintaan tentang suatu informasi, pastikan untuk memulai e-mail dengan memasukkan pertanyaan asli ttersebut dalam jawaban anda. Masukkan pesan asli secukupnya untuk menyegarkan kembali memori penerima pesan anda tentang alasan anda mengirimkan e-mail padanya dan bagaimana e-mail tersebut memenuhi kebutuhan spesifik mereka.

Mengadaptasi Pesan-Pesan E-mail Anda

Apa pun tingkat formalitas yang anda gunakan, pastikan untuk memasukkan baris subjek yang informatif dan membuat pesan anda bersifat pribadi.

Membuat baris subjek e-mail yang efektif. Untuk menarik perhatian penerima, pastikan bahwa baris subjek anda informative dan menarik. Jangan hanya menguraikan atau mengklarifikasikan isi pesan. Memodifikasi baris subjek dengan setiap respons baru akan menghemat waktu anda dan membuatnya lebih mudah untuk menemukan sebuah pesan di kemudian hari.

Membuat pesan-pesan e-mail anda bersifat pribadi. Menambah sebuah kata pembuka pada e-mail anda membuat e-mail tersebut lebih pribadi. Kata penutup dan tanda tangan anda juga membuat pesan e-mail anda bersifat pribadi. Untuk tanda tangan, anda dengan mudah dapat mengetik nama anda pada baris yang terpisah. Atau anda dapat menggunakan tanda tangan (signature file), suatu identifikasi singkat yang meliputi nama anda, nama perusahaan, alamat surat, nomor facsimile, alamat e-mail anda, dan kadang-kadang slogan atau label perusahaan.

Memformat Pesan-Pesan E-mail Anda

Banyak system e-mail bahkan menawarkan format HTML penuh sehingga anda dapat mengirimkan pesan-pesan e-mail yang diformat secara lengkap seperti halaman web. Anda lebih baik menggunakan format dasar, kecuali jika anda sedang menyiapkan laporan berkala perusahaan untuk para pelanggan atau beberapa pesan pemasaran formal lainnya. Pastikan untuk penggunaan ejaan dan tata bahasa yang benar dalam pesan elektronik ini :

  • Gunakan penulisan huruf besar dengan tepat
  • Gunakan akronim agar hemat
  • Gunakan emoticon dengan hati-hati

Perhatikan bagian baris subjek, pengorganisasian, pilihan kata, nada dan struktur kalimat yang digunakan pada masing-masing pesan e-mail.

 

Membentuk Dokumen Anda dengan Alat Pengolah Kata

Sebagaimana telah anda ketahui, saat ini peranti lunak pengolah kata (word processing software) menyediakan rentang yang luasa alat-alat untuk membantu para penulis menyusu dokumen. Bila anda tidak mengetahui semua kapabilitas tersebut diperanti lunak pengolah kata anda, luangkan waktu beberapa menit untuk mengetahui bagaimana kapabilitas tersebut dapat membantu anda :

  • Style sheet
  • Templates
  • Autocompletion
  • Autocorrection
  • File merge, mail merge
  • Catatan akhir, catatan kaki, indeks, dan daftar isi
  • Wizard

Sama seperti teknologi komunikasi lainnya, menggunakan alat-alat ini secara efisien dan efektif membutuhkan keseimbangan. Anda perlu belajar banyak tentang fitur-fitur tersebut agar anda cekatan dengan fitur tersebut, tanpa menghabiskan banyak waktu menggunakan alat tersebut sehingga mengganggu proses menulis.

Iklan

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s